Shelter v.2

Информационная система гостиницы Shelter v.2 отвечает самым современным требованиям и обладает широкими возможностями. Автоматизация отеля с помощью этой программы позволит не только организовать эффективное функционирование службы бронирования и размещения, но и успешно управлять деятельностью других подразделений, надежно контролировать бизнес-процессы внутри отеля.

Гостиничная система Shelter v.2 имеет удобный и понятный интерфейс. Он обладает широчайшими опциями настройки, пользователю предлагаются множество удобных «горячих» клавиш и возможность одновременной работы с несколькими бронированиями, поселениями, фолио и т.д. Иконки помогают быстро сориентироваться в функционале кнопок управления. Окна открываются в виде вкладок. Доступна самостоятельная настройка внешнего вида программы: изменение цветовой схемы, использование изображений на локациях, подсказок.

Система управления гостиницей Shelter v.2 позволяет получать самые разнообразные отчеты, которые нужны руководителю отеля для контроля сервиса, анализа и планирования деятельности. В программе можно осуществлять sms и e-мail-рассылки гостям для получения обратной связи по вопросам качества обслуживания.

В Shelter v.2 имеется большое количество статистических отчетов, позволяющих контролировать загрузку отеля, и сравнительных отчетов за несколько лет, на основе которых принимаются решения по формированию тарифов.

Система Shelter v.2 взаимодействует с системой управления рестораном R-Keeper, а также платежной системой ReserveMaster. Она интегрируется с системами управления продажами Channel Manager WuBook и Travelline Channel Manager, позволяя непосредственно из Shelter управлять различными каналами продаж одновременно.

Возможности системы Shelter v.2

Система управления гостиницей Shelter v.2 решает следующие крупные задачи:

автоматизация служб бронирования и размещения,
управление внутренними ресурсами гостиницы,
поддержка единой системы безналичных платежей для гостей,
автоматизация текущей деятельности,
ведение базы данных гостей,
многофакторный анализ деятельности гостиницы,
взаимодействие с другими системами.

Система управления гостиницей Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Этими рабочими местами могут, например, быть:

Портье

информация о предстоящих заездах и выездах
информация о наличии мест в гостинице
информация о состоянии счетов гостей
ввод данных о заездах (check-in, check-out)
размещение гостей
текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер)
резервирование (индивидуальное, служебное)
информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды
информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей
информация о внесении депозитов за бронь
работа со счетами гостей
внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей
печать и выставление счетов клиентам
создание мастер-фолио
информация обо всех платежах и услугах
печать дневных отчетов
доступ к архиву счетов
возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса
при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя
для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля

Отдел бронирования

резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
печать подтверждений по брони
информация о внесении депозитов за бронь
анализ текущей и ожидаемой загрузки
просмотр истории гостя

Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и юридических лиц

разнесение безналичных платежей по счетам гостей и организаций (юр.лиц)
анализ расчетов с компаниями и турагентствами
выставление счетов к оплате
получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
доступ к архиву счетов

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)

управление службами сервиса гостиницы
контроль состояния номерного фонда
информация о санитарном состоянии номеров
автоматизация управления персоналом — службой горничных
организация бюро находок
получение отчетов о работе сервисных служб
ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат
анализ текущего состояния номеров
управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи)
прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.)

Офис системного администратора

управление интерфейсом с системой R-Keeper
управление интерфейсом с телефонной станцией
информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
управление интерфейсом с кабельным телевидением
информация о сеансах просмотра платного телевидения
настройка под любую телефонную станцию любой емкости
поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров
настройка прейскурантов на различные внешние линии
управление телефонной станцией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде
подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии

Офис финансового директора

ведение справочников предоставляемых услуг
определение пакетов услуг
определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров
определение тарифов и возможность их связи с временными периодами
определение типов и категорий гостей
получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам
изменение расценок на те или иные гостиничные услуги
управление пакетами услуг и их тарифами
управление справочником типов номеров
получение отчетов всех видов и т.д.

Касса

расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию
полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания
расчет с гостями за дополнительные услуги
прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям
возврат денег
все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа

Для мини-отелей компания UCS предлагает версию программы с ограниченным функционалом Shelter Lite.

Брошюра по системе управления отелем Shelter v.2